MAKALAH VIRTUAL OFFICE (KANTOR MAYA)

MAKALAH

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

VIRTUAL OFFICE ( KANTOR MAYA )

Disusun Oleh     :

LILIANI NANDA SASMITA

C1B112006

S1 – MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT

BANJARMASIN

2015

VIRTUAL OFFICE

( KANTOR MAYA )

Informasi adalah salah satu dari lima jenis utama sumber daya yang dapat dipakai oleh manajer. Semua sumber daya termasuk informasi dapat dikelola. Pengelolaan informasi semakin penting seiring dengan rumitnya kegiatan bisnis yang setiap saat membutuhkan informasi yang akurat dan demi pelayanan yang memuskan pada para pelanggan. Pengelolaan informasi juga lebih menantang sejalan dengan perkembangan kemampuan komputer saat ini.

Output komputer digunakan oleh berbagai pihak untuk bahan pengambilan keputusan, terutama seorang manajer dalam suatu perusahaan. Saat para manajer melakukan fungsi dan perannya, memerlukan dukungan informasi yang akurat, cepat dan tepat agar dapat melakukan tugasnya secara efektif. Hal ini akan terwujud apabila manajer memiliki keahlian dalam bidang komunikasi dan pemecahan masalah dengan pengetahuan tentang computer dan informasi. Selanjutnya pengelolaan informasi akan merupakan sebuah sistem, yang saling tergantung sekaligus bersinergi antar berbagai komponen yang membentuk sistem tersebut. Sistem ini dikenal dengan sistem informasi. Karena digunakan untuk membantu manajer dalam mengambil kebijakan maka disebut dengan sistem informasi manajemen.

Akibat perkembangan lembaga yang dikelolanya manajer tidak hanya mengelola sumber daya fisik saja, tetapi juga sumber daya konseptual. Sumber daya konseptual sangat abstrak sehingga sulit untuk dikelola. Cara pengelolaannya adalah dengan mengubah menjadi simbol-simbol yang memiliki value (nilai), sehingga dapat dikalkulasi. Cara pengelolaan sumber daya koseptual ini yang paling tepat adalah dengan menggunakan bantuan mesin, dalam hal ini komputer. Dengan demikian sistem informasi manajemen akan lebih efektif apabila dikelola atau berbasis komputer. Sistem informasi berbasis komputer tersebut lebih dikenal sebagai (computer-based information system) atau CBIS.

I. PENDAHULUAN

Jika organisasi memiliki sebuah tim yang bagus untuk sebuah proyek, namun mereka berada di tempat yang berjauhan, ada yang berada di Indonesia bagian timur, ada yang berada di Indonesia bagian barat, ada yang sedang berada dalam perjalanan, dan sementara itu, seorang manajer harus mengendalikan kelompok telekomuter dan para pegawai yang berjumlah sedikit namun seringkali harus berdinas luar. Kondisi tersebut mustahil untuk melakukan koordinasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi, apabila akan dijangkau secara fisik. Namun dengan kemajuan Information Tekhnology (IT) koordinasi tersebut menjadi sangt mungkin untuk dilakukan. Dengan hanya akses Internet pada situs yang sama, maka semua orang tersebut dapat melakukan komunikasi secara langsung sebagai bentuk dari koordinasi dalam dunia maya (virtual word), dengan kata lain telah terjadi koordinasi dalam "kantor elektronik" di Website. Alternatif lain yang menawarkan solusi dalam melakukan koordinasi melalui IT adalah dengan membuat kantor maya (virtual office) di Web. Biayanya relatif murah dan bahkan semua orang dengan koneksi Internet dapat menjadi bagian darinya.

Virtual Office merupakan Sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet dengan kata lain tidak mempunyai kantor real, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas – tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa memiliki lokasi usaha. Virtual Office merupakan lompatan dari teknologi informasi. Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual office berangkat dari kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif, organisasi mutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif. Hal ini akan terwujud apabila pertukaran informasi dapat dilakukan dengan baik. Berbagai penyempurnaan peralatan dilakukan dalam melaksanakan pertukaran informasi, mulai dari yang sifatnya manual dan kasat mata menjadi serba otomatis dan tidak kasat mata (virtual). Otomatisasi sebenarnya dimulai di pabrik dan pada akhirnya menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office automation), atau lebih dikenal dengan istilah OA. Pada awalnya, OA dimaksudkan untuk membantu pekerjaan yang bersifat adminsitratif (clerical), tetapi karena kemampuan OA untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai, maka selanjutnya semua pemakai ini menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.

Penyempurnaan sistem dan media dalam komunikasi data, memungkinkan pegawai tertentu untuk melakukan sebagian atau seluruh pekerjaannya di mana saja, termasuk di rumah masing-masing. Semakin banyak pegawai yang bekerja di rumah dan berkomunikasi dengan kantor mereka melalui media komunikasi, seperti surat elektronik (e-mail) dan transmisi faksimil (fax), maka tidak lagi diperlukan kantor yang secara fisik memerlukan space yang luas dan sarana yang komplit. Apabila suatu perusahaan melaksanakan pekerjaan kantornya dengan cara ini, tempat kerjanya disebut sebagai kantor maya.

Teknologi yang memungkinkan adanya kantor maya adalah OA. OA dapat diterapkan di berbagai bidang, di mana sebagian memerlukan penggunaan komputer, namun ada bagian lain yang tidak memerlukan komputer. Namun, semuanya dapat menyediakan informasi untuk pemecahan masalah bagi pegawai di semua tingkat, termasuk para manajer. Seorang manajer dapat mengkombinasikan OA dengan perlengkapan komputer dan OA tanpa menggunakan komputer, hal ini dipengaruhi oleh jenis organisasi, pilihan pribadi manajer yang bersangkutan, dan sumber daya OA yang tersedia. OA sangat menarik, karena tidak hanya melengkapi media komunikasi interpersonal tradisional mereka, tetapi juga menawarkan kemampuan komunikasi model baru. Tulisan ini mencoba menguraikan mengenai latar belakang OA sebagai awal mula kantor maya sampai bagaimana memilih model kantor maya yang potensial untuk dikembangkan.

II. OTOMATISASI KANTOR

Asal mula otomatisasi dapat ditelesuri kembali ke awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk mengungkapkan konsep bahwa kegiatan kantor berpusat pada pengolahan kata-kata. Bukti nyata dari konsep baru ini dating pada tahun 1964, ketika IBM mulai memasarkan mesin yang disebut Electric Typewriter (ET). ET merupakan mesin tik IBM yang menampilkan elemen pengetikan berbentuk bola yang berputar. ET merupakan mesin tik electric yang ditempel unit pita magnetic. Saat juru ketik mengetik suatu huruf, informasi itu tersimpan pada pita. Huruf tersebut kemudian dapat diketik berulang kali dari pita. Juru tik hanya mengetik nama dan alamat penerima surat. Pada saat dicetak surat tersebut tampak seperti diketik asli secara keseluruhan. Cara kerja seperti ini apabila dilakukan dengan komputer menggunakan program word processing, saat ini dikenal dengan nama mail merge.

Sejak permulaan pengolahan data (word processing), teknologi-teknologi lain telah diterapkan untuk pekerjaan kantor, dan semuanya dikenal sebagai OA. OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan dapat mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM).

Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan secara formal atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA informal ini diterapkan mirip dengan Decision Suport System (DSS) yaitu sistem yang akan dilakukan pada saat diperlakukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Kata kunci yang membedakan OA dari subsistem Computer Base Information System (CBIS) lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.

III. KANTOR MAYA

Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di manapun saat itu pegawai berada. Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya, yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik.

Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro dan peralatan komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya istilah telecomutting diperkenalkan karena kelihatannya hal itu merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (comutte) ke tempat kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan komputer seperti progamer sistem, yang menyadari bahwa mereka dapat menciptakan perangkat lunak di rumah sama seperti di kantor.

Keuntungan Kantor Maya

Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkan beberapa keuntungan, sebagai berikut:

1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

2. Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.

3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.           

4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti: banjir, angin rebut, dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun, dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya tidak mengalami gangguan. Dalam hal ini listrik tidak padam, dan penyedia jasa komunikasi juga tidak mengalami kemacetan.

5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu kantor maya lebih memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya. Keuntungan kontribusi sosial dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin memperoleh pekerjaan, sebelum kantor maya.

Kerugian Kantor Maya

Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu melakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya, antara lain:

1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan computer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban “pemecatan elektronik”.

3. Semangat kerja yang rendah, sjumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.

4. Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga.

Semua kerugian ini uniknya adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin tidak menyadari dampak negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai secara cermat. Oleh karena itu supaya kantor maya berhasil, perusahaan harus melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita.

Strategi Kantor Maya yang Disarankan

Linda T. Risse, konsultan manajemen pada Synergy Planning Incorporated, mengidentifikasi beberapa kebijakan yang harus diikuti perusahaan agar mencapai keuntungan maksimum setelah memilih kantor maya, sebagai berikut:

1. Sediakan sumber daya komputer, apabila pegawai tidak dapat menyediakan seindiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya.

2. Sediakan akses ke sumber daya informasi, apabila riset merupakan bagian dari tanggung jawab telecommuter, perusahaan harus menyediakan sumber daya informasi yang diperlukan seperti database komersial dari internet.

3. Sediakan perlengkapan nonkomputer, walaupun kantor maya didasarkan atas data elektronik, kepada pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja seperti: kalkulator, stapler, amplop surat, daftar telepon, manual prosedur, dan sebagainya.

4. Mengatur penerusan panggilan telepon, seseorang di situs kantor tetap harus memiliki tanggung jawab untuk meneruskan panggilan telepon ke telecommuter. Juga, perusahaan harus membuat penggunaan suara pesan telecommuters sistem dapat mengakses dari rumah mereka.

5. Gunakan konferensi telepon, konferensi telepon memungkinkan dua orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon pada saat yang sama. Atasan harus menjadwalkan konferensi telepon secara teratur sehingga telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi langsung dua arah.

6. Jadwalkan pertemuan rutin, perusahaan harus menjadwalkan pertemuan yang perlu dihadiri semua orang. Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di antara pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut tercapai.

7. Lakukan rutinitas kerja, telecommuter harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam sehari, idealnya di suatu ruangan yang jauh dari gangguan. Teman dan saudara harus memahami bahwa telecommuter itu sedang bekerja walau ia ada di rumah.

Strategi yang terakhir harus diterapkan oleh pegawai, yang lain adalah tanggung jawab perusahaan. Karena itu agar berhasil kantor maya menuntut kerja sama baik dari perusahaan maupun pegawai. Mungkin saja, kantor maya menuntut dedikasi yang lebih besar dari pegawai daripada yang dituntut kantor tetap. Kantor maya bukanlah untuk semua orang. Jika pegawai tidak dapat mendisiplinkan dirinya untuk melakukan pekerjaan tanpa pengawasan dan motivasi, pekerjaan itu tidak dapat dilaksanakan. Untuk pegawai yang memilih bekerja sendiri, kantor maya merupakan pengaturan ideal.

IV. ORGANISASI MAYA

Dengan banyaknya inovasi di industri komputer, apa yang dahulu mulai sebagai suatu penerapan dalam skala kecil akhirnya dikenal sebagai suatu strategi yang perlu diikuti dalam skala besar. Gagasan kantor maya dapat dikembangkan untuk diterapkan pada perusahaan secara keseluruhan atau pada organisasi, sehingga lebih dikenal dengan istilah organisasi maya. Dalam organisasi maya, operasi di seluruh perusahaan dirancang sehingga tidak terikat pada lokasi fisik. Sebenarnya hal ini dapat menjadi strategi yang baik untuk diikuti oleh berbagai jenis perusahaan, dalam meningkatkan efisiensi keseluruhan perusahaan tersebut.

Dampak Sosial dari Organisasi Maya

Walaupun kantor maya dan organisasi maya terutama dimaksudkan sebagai strategi bisnis, konsep tersebut mungkin akhirnya juga berdampak dramatis pada masyarakat. Industri yang paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industri yang memberi nilai tambah dalam bentuk informasi, ide, dan kecerdasan (intelligence). Contohnya adalah pendidikan, perawatan kesehatan, hiburan, wisata, olah raga, dan konsultasi. Dengan semakin banyaknya industri ini yang tertarik pada kantor maya, gerakan tersebut dapat mempengaruhi cara hidup dan kerja hampir setiap orang. Dampak ini akan sangat jelas dalam penampilan fisik dan fungsi kota sebagai sentral seluruh kegiatan. Kantor maya dan organisasi maya akan mengurangi permintaan atas gedung-gedung pencakar langit dan penglaju (commuters), sehingga kota-kota metropolitan maupun megapolitan akan lebih tenang dan lebih nyaman sebagai tempat tinggal untuk didiami.

Agar dampak menguntungkan tersebut dapat terjadi, maka setiap orang harus berperan serta secara aktif. Para pekerja di semua tingkatan harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperluakan untuk berhasil dalam kantor maya dan organisasi maya. Untuk memperoleh tingkat kemampuan yang tinggi itu, peranan lembaga pendidikan sangat penting pada semua tingkatan, dan pemerintah harus mendorong perubahan tersebut.

V. MODEL OA

Dalam gambar model OA di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi. Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar informasi antara dua obyek atau lebih.

Untuk lebih menekankan pemahaman tentang model OA, akan dibagi dalam dua komponen utama yaitu komponen database dalam OA dan komponen Aplikasi dalam OA.

v      Komponen database dalam OA

Dalam gambar model di atas database adalah kumpulan data yang terintegrasi dari seluruh sumber daya dalam perusahaan, baik sumber daya masukan, proses maupun output. Data yang sudah terproses menjadi informasi dalam database juga didapatkan dari lingkungan sistem perusahaan serta data-data hasil olahan dari para manager sebagai problem solver. Untuk dapat mengumpulkan data dalam database harus melalui proses pengolahan data menggunakan komputer. Pengolahan data meliputi :

• Mendapatkan data,  yaitu dengan :
• Mendokumentasikan setiap transaksi
• Kejadiannya apa?
• Kapan terjadinya?
• Berapa banyak dan berapa nilainya?
• Keterangan tentang transaksi
• Memanipulasi data, yaitu dengan :
• Mengklasifikasikan (dengan diberi kode)
• Diurutkan
• Dihitung
• Ditotal
• Menyimpan Data
• Menggambarkan setiap transaksi
• Dalam bentuk database
• Menyiapkan dokumen
• Terbentuk dalam kategori :
• Berdasarkan jenis kejadiannya
• Berdasarkan waktu kejadiannya

Untuk melihat sebuah database dapat dibedakan dari dua sudut pandang, yang pertama dari sudut pandang pemakai database dan dari sudut pandang perancang database. Dari sudut pandang pemakai database dilihat dalam bentuk file dengan struktur data dan record yang siap dipakai untuk diisi, dikoreksi, dikurangi atau mengolahnya menjadi laporan.

Dari sudut perancang dibedakan lagi pada tingkat phisik dan logik. Pada tingkat phisik seorang perancang database harus menentukan jenis dan kapasitas penyimpan serta  media cadangan (backup) yang digunakan. Pada tingkat logik seorang perancang database harus menentukan entitas data apa saja yang terlibat dalam sistem, relasi antar entitas dan ketergantungannya, atribut dari setiap entitas serta atribut dari relasi yang terbentuk. Pada sudut pandang logik ini akan terbentuk file-file atau tabel-tabel yang saling berkaitan satu sama lain dan membentuk satu kesatuan.

Contoh tabel dalam suatu database dapat dilihat dalam contoh menggunakan Microsoft Excell berikut ini :

Gambar Tabel Barang

Tabel tersebut, dapat juga dikaitkan dengan tabel lain,  dapat diolah lagi menjadi informasi lain yang diperlukan oleh pengguna atau pemecah masalah. Misalnya untuk menjawab berapa nilai penjualan Jenis Supra X, tabel Barang dikaitkan dengan tabel Harga untuk jenis yang sama akan didapatkan nilai penjualan.

Gambar Tabel Penjualan, hasil hubungan Tabel Barang dan Tabel Harga

v      Komponen Aplikasi dalam OA

Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.

Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah :

o        Word processing

o        Electronic and voice mail

o        Computer calendaring

o        Audio conferencing

o        Video conferencing

o        Computer conferencing

o        FAX

o        Videotex

o        Imaging

o        Desktop publishing

·         Word Processing

Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis.

Gambar Sistem Word Processor

Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan ke dalam komputer. Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.

·         Electronic and voice mail

Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telpon untuk mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya.

Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Seorang pengguna e-mail mempunyai mail-boxatau folder disebuah mail-server yang terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan ke dalam mail-box dengan menyebutkan alamat e-mail yang dituju walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail-boxnya.  

Gambar System Voice Mail

Gambar Sistem Electronic Mail

·         Computer calendaring

Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan, computer calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm).

Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat kegiatan tersebut.

Gambar Sistem Electronic Calendaring

·         Audio conferencing

Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar anda pernah melakukan audio conferencing. Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik tertentu.

Gambar Sistem Audio Conferencing

Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan komputer yang mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh komputer yang dilengkapi dengan Chat Server.

·         Peralatan telpon saat ini juga mempunyai kemampuan untuk melakukan konferensi atau digunakan secara “tri partit”. Kemampuan telpon semacam ini bisa dalam komunitas lokal menggunakan PABX, atau layanan yang diberikan penyedia jasa telpon (TELKOM).

·         Video conferencing

Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.

Gambar Sistem Video Conferencing

Pelaksanaannya dapat dengan cara :

o        One-way video dan two-way audio

o        One-way video dan audio

o        Two-way video dan audio

Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan peralatan komputer yang mempunyai kemampuan audio visual.

·         Computer conferencing

Seperti telah diterangkan sebelumnya, computer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services  maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalam internet. Board Sevice adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.

·         FAX

Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan telpon menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer.

·         Videotex, Imaging dan Desktop publishing

Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini.

o        Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan gambar grafik ke dalam layar monitor.

o        Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan kembali  image atau citra kedalam format digital dalam komputer.

o        Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).

Aplikasi OA microfilm telah mengalami perubahan teknologi besar-besaran yang dinamakan pencitraan. Pencintraan (imaging), seperti yang digunakan sekarang, merupakan penggunaan pengenal karakter optis (optical chacaracter recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah disimpan, citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.

VI. PERSPEKTIF KANTOR MAYA

Aplikasi otomatisasi kantor membuat informasi tersedia bagi pemecah masalah dalam bentuk salinan kertas, tampilan layar, audio dan video. Informasi ini dapat menghubungkan manajer dengan orang lain yang berlokasi di mana pun, pada tingkat hierarki organisasi yang lebih tinggi (atasan), pada tingkat yang lebih rendah (bawahan), pada tingkat yang sama (sejawat), dan pada lingkungan. Orang lain tersebut dapat berada di ruang kantor maya atau tetap.

Aplikasi OA, yang dilakukan baik di lingkungan kantor tetap maupun kantor maya, berfokus pada inti pemecahan masalah bisnis-komunikasi interpersonal. Dari semua informasi yang digunakan dalam memecahkan suatu masalah, komunikasi interpersonal merupakan bagian terbesar dan paling dihargai. Manajer dan spesialis informasi perlu memandang OA menawarkan peluang komunikasi yang lebih baik daripada menggunakan media tradisional.

VII. PENUTUP

Kemajuan jaman ditandai dengan kemajuan di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, termasuk di dalamnya kemajuan di bidang Information Tekhnology (IT). Dengan kemajuan IT koordinasi yang dilakukan pimpinan organisasi atau manajer tidak harus bertemu secara langsung dengan bawahannya. Melalui akses Internet pada situs yang sama, maka semua orang yang berada dibawah kendali pimpinan atau manajer organisasi dapat melakukan komunikasi secara langsung sebagai bentuk dari koordinasi dalam dunia maya (virtual word), dengan kata lain telah terjadi koordinasi dalam "kantor elektronik" di Website. Koordinasi melalui IT bahkan dapat ditingkatkan dengan membuat kantor maya (virtual office) di Web dengan biaya yang relatif murah.

Virtual Office merupakan lompatan teknologi informasi. Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual office berangkat dari kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif, organisasi mutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif. Hal ini akan terwujud apabila pertukaran informasi dapat dilakukan dengan baik. Berbagai penyempurnaan peralatan dilakukan dalam melaksanakan pertukaran informasi, mulai dari yang sifatnya manual dan kasat mata menjadi serba otomatis dan tidak kasat mata (virtual). Penyempurnaan sistem dan media dalam komunikasi data, memungkinkan pegawai tertentu untuk melakukan sebagian atau seluruh pekerjaannya di mana saja, termasuk di rumah masing-masing. Semakin banyak pegawai yang bekerja di rumah dan berkomunikasi dengan kantor mereka melalui media komunikasi, seperti surat elektronik (e-mail) dan transmisi faksimil (fax), maka tidak lagi diperlukan kantor yang secara fisik memerlukan space yang luas dan sarana yang komplit. Apabila suatu perusahaan melaksanakan pekerjaan kantornya dengan cara ini, tempat

kerjanya disebut sebagai kantor maya.

Teknologi yang memungkinkan adanya kantor maya adalah OA. OA dapat diterapkan di berbagai bidang, di mana sebagian memerlukan penggunaan komputer, namun ada bagian lain yang tidak memerlukan komputer. Namun, semuanya dapat menyediakan informasi untuk pemecahan masalah bagi pegawai di semua tingkat, termasuk para manajer. Seorang manajer dapat mengkombinasikan OA dengan perlengkapan komputer dan OA tanpa menggunakan komputer, hal ini dipengaruhi oleh jenis organisasi, pilihan pribadi manajer yang bersangkutan, dan sumber daya OA yang tersedia. OA sangat menarik, karena tidak hanya melengkapi media komunikasi interpersonal tradisional mereka, tetapi juga menawarkan kemampuan komunikasi model baru.

DAFTAR PUSTAKA

Raymond McLeod, Jr. dan George Schell. 2004. Sistem Informasi Manajemen (terjemahan) Jakarta:            PT Indeks